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Courrier, documents de facturation, papiers administratifs… chaque jour, nous recevons des papiers à parler et à stocker. Comment les classer et parler de façon rapide et efficace ? Comment les retenir pour les besoins ? Comment s’assurer que nous avons bien régler ce qui doit l’être ? Voici 10 bonnes pratiques à prendre pour ne plus perdre de temps mais les assurer efficacement ! Vous avez décidé de mettre de l’ordre dans vos papiers ? Vous y arriverez avec un peu d’effort, de la méthode et surtout de la régularité. Et pour bien débuter, prenez quelques minutes de vous y préparer.
C’est un document public qui est transmis par un professionnel de la santé lorsqu’il constate la mort. Il sert aussi à démontrer que la mort ne va pas entraîner de problèmes médico-légaux et que le défunt n’est pas mort à cause d’une maladie contagieuse. Ainsi, dans le cadre de l’organisation des obsèques, les pompes funèbres sont en mesure de s’occuper de la dépouille en toute sécurité. Le constat de décès est divisé en deux catégories : La première est publique et comporte des infos administratives telles que : Nom et prénoms du défuntDate de naissance et sexeDomicile et de décès…
Nous ne sommes plus dans un monde 100% . Les documents peuvent à la fois être sur votre ordinateur, mais aussi quelque part parmi tous vos papiers. Le plus facile pour retrouver ce célèbres RIB ou cette ancienne facture, c’est d’avoir une copie digitale toujours avec soi. Mais scanner l’intégralité de votre paperasse peut être rébarbatif, voir infaisable. Pourtant, une société comme Doxie va proposer des petits scanners portatifs de très bonne qualité qui vous donneront la possibilité de scanner vos documents simplement pour les importer sur votre ordinateur ou directement dans le cloud d’Evernote par exemple. Scanner la globalité de vos documents papiers, c’est néanmoins plus efficace ( et plus respectueux pour les alentours ) que d’imprimer la totalité des papiers que vous recevez sur votre ordinateur. En plus, une fois scannés, devient plus simple qu’en mettant à sac votre bureau !
Sur la toile, vous pouvez très facilement trouver le délai de conservation qui s’applique à chacun de vos papiers : il est decisif de se renseigner pour ne pas faire face de difficultés plus tard ! dès lors que vous êtes en pleine possession de chaque ces infos, vous pouvez commencer le rangement. dans un premier temps, comme la plupart des personnes, vous avez sans l’ombre d’un doute des papiers en attente de tableau. Pour éviter de les perdre ou d’omettre leur rangement, réservez-leur un espace, en installant par exemple une corbeille sur votre bureau.
Le secret pour ne pas être débordé, c’est de ne pas classer très vite. L’action de sortir la pochette, chercher la bonne place pour le document, le placer et ensuite classer la pochette est quelque chose de long, sans aucune valeur ajoutée pour votre business et à la longue assommant. Non, la façon de procédé, c’est de procrastiner. Bon, une procrastination organisée…La meilleure organisation possible est d’avoir un scanner et une bannette à proximité. Scannez chaque document important ( facture, contrat, etc ) et posez dans votre bannette ( si possible à plusieurs étages ) les documents de facturation dans la corbeille Comptabilité, les papiers Administratifs dans Administratif, etc…Une fois tous les mois, videz la bannette en rangeant les documents papiers là où ils doivent aller.
Au peu, chaque jour, quand vous rentrez chez vous, avec votre courrier dans les mains, vous faites déjà un 1er tri : vous ouvrez votre courrier et placez ce dernier soit dans la bannette « à parler », soit dans la bannette « à ranger ». Rien de plus déprimant que de passer chaque jour à côté d’une qu’une pile de courriers non ouverts ! Lors de votre session hebdomadaire, il ne vous reste plus qu’à parler la première ( pile ) et à classer la deuxième. Et hop ! Facilitez-vous la vie aussi en attribuant un code couleur par grand domaine : pour la santé, gris pour la banque, rose pour les enfants, à votre convenance… Vous gagnerez du temps.
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